Wenn Worte nicht mehr reichen

Warum Anweisungen nicht befolgt werden – 7 typische Ursachen:

Wenn Mitarbeitende Anweisungen nicht umsetzen, liegt es selten nur an fehlendem Willen. In der Regel wirken mehrere Faktoren zusammen – manche sichtbar, andere subtil im Hintergrund. Hier ein Überblick über typische Gründe:

Wenn Sie selbst Regeln biegen („Nur dieses eine Mal...“), folgen Mitarbeitende Ihrem Beispiel – leider auch dann, wenn es darum geht, Vorgaben zu ignorieren.
→ Führung beginnt beim eigenen Verhalten – was Sie vorleben, wird zum Massstab im Team.

„Weil ich es sage“ reicht heute nicht mehr aus. Wer versteht, warum etwas wichtig ist („Das brauchen wir für die Vorbereitung mit dem Kunden“), ist motivierter – und liefert bessere Ergebnisse.
→ Erklären Sie kurz, aber deutlich: Warum ist diese Aufgabe wichtig – und für wen?

„Bitte kümmern Sie sich um die Präsentation“ – das klingt nett, ist aber unklar. Was genau soll gemacht werden? Bis wann? Für wen? Wie ausführlich? Tipp: Nutzen Sie die 5-W-Regel für Klarheit: Wer macht was, wozu, wie genau und bis wann?
→ Je klarer Ihre Ansage, desto klarer das Ergebnis.

Wenn Regelverstösse folgenlos bleiben, schleift sich das Verhalten ein. Wer nicht nachhakt, verliert an Wirkung. Bleiben Sie präsent – und zeigen Sie: Ich meine es ernst.
→ Konsequenz bedeutet nicht Härte, sondern Verlässlichkeit in der Führung.

Wenn Wertschätzung, Vertrauen oder Respekt fehlen, schwindet auch die Bereitschaft, Anweisungen zu befolgen. Mitarbeitende orientieren sich dann lieber an Kolleg:innen oder dem Team als an Ihnen.
→ Stärken Sie Ihre Führung durch echte Beziehungspflege.

Sätze wie „Das macht hier eh keiner“ deuten auf informelle Widerstände hin. In manchen Teams haben sich Muster etabliert, bei denen Regeln ignoriert werden – weil es bislang keine Konsequenzen gab.
→ Machen Sie solche Dynamiken sichtbar – und steuern Sie bewusst gegen.

Menschen mit hoher Eigenverantwortung reagieren empfindlich auf enge Führung oder Mikromanagement. Wer ständig kontrolliert, bekommt oft das Gegenteil von Engagement: Rückzug oder passiven Widerstand.
→ Vertrauen Sie – mit klaren Spielregeln.

Diese Ursachen wirken oft nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel. Der Schlüssel für wirksame Führung liegt daher darin, nicht vorschnell zu urteilen, sondern genau hinzusehen, klug zu kommunizieren und situationsgerecht zu handeln.

Wenn Worte nicht mehr reichen – 7 Eskalationsstufen bei wiederholtem Fehlverhalten

Sie haben klare Erwartungen formuliert, Feedback gegeben, unterstützt – doch das Verhalten ändert sich nicht? Dann ist es Zeit, gezielt und strukturiert zu eskalieren. Nicht impulsiv, nicht autoritär – sondern konsequent, fair und professionell.

Das erste klärende Gespräch nach einem klar erkennbaren Fehlverhalten. Ziele:

• Verhalten klar benennen
• Wirkung auf das Team / die Arbeit aufzeigen
• Erwartung formulieren

👉 Wichtig: Nicht zwischen Tür und Angel – sondern bewusst, ruhig und lösungsorientiert.

Ca. 4 Wochen später:

• Was wurde vereinbart – und was wurde umgesetzt?
• Gibt es nachvollziehbare Hindernisse?
• Braucht es mehr Unterstützung oder Klarheit?

👉 Signal: Ich bleibe dran – nicht kontrollierend, sondern konsequent. 

Wiederholte Verstösse? Jetzt wird schriftlich festgehalten, was sich ändern muss – inklusive konkreter Massnahmen und Fristen.

• Bisherige Gespräche rekapitulieren
• Neue Ziele und Verhaltensstandards konkret benennen
• Schriftlich festhalten, gemeinsam unterschreiben

👉 Ziel: Verbindlichkeit erhöhen, Verantwortung klären – auf beiden Seiten.

Ernstfall: Entweder hartnäckige Verweigerung oder ein schwerer Regelbruch. Jetzt braucht es eine formale Abmahnung – klar, sachlich, rechtssicher.

• Offizielle erste Abmahnung aussprechen
• Ernst der Lage betonen
• Mögliche Folgen bei erneutem Fehlverhalten klar benennen

👉 Wichtig: Abgestimmt mit Vorgesetzten und HR. Jetzt ist es eine formale Massnahme.

Optionaler Zwischenschritt:

• Ist die Person überfordert oder falsch eingesetzt?
• Kann eine andere Aufgabe helfen, Risiken zu minimieren – ohne Gesichtsverlust?

👉 Achtung: Nur sinnvoll, wenn grundsätzliche Kooperationsbereitschaft besteht.

Letzte Warnung – gut dokumentiert, gemeinsam mit HR und Zeugen. Jetzt zählt jeder Schritt – für alle Seiten.

• Gespräch mit HR und Zeugen
• Klare Dokumentation, keine Interpretationsspielräume
• Letzte Chance für Veränderung

👉 Ziel: Klare Linie zeigen – mit Absicherung für die Organisation und Fairness gegenüber dem Mitarbeitenden.

Der finale Schritt, wenn alle vorherigen Massnahmen wirkungslos blieben – sachlich, klar und gut vorbereitet.

• Gespräch strukturiert und sachlich führen
• Keine Debatten, keine Relativierungen
• Klare Kommunikation der Gründe und nächsten Schritte (Austritt, Übergaben etc.)

👉 Hinweis: HR und Vorgesetzte müssen eng eingebunden sein.

Fazit: Klare Führung zeigt sich, wenn es schwierig wird

Nicht jede Situation lässt sich mit einem Gespräch lösen. Doch wer als Führungskraft früh hinschaut, klar kommuniziert und konsequent handelt, schafft Orientierung – für sich selbst, für das Team und für die Organisation.

Gute Führung heisst:

• sich selbst reflektieren,
• Verantwortung übernehmen,
• wirksam kommunizieren – und im Zweifel den Mut haben, klare Konsequenzen zu ziehen.

Nur so bleiben Sie als Führungskraft glaubwürdig – und Ihr Team verlässlich.
Denn: Führung wirkt dort, wo andere ausweichen. Punkt.

Kommunikationstraining

Interesse an einem Kommunikationstraining für Ihre Führung?

Klar kommunizieren – verständlich, wirksam und gleichzeitig respektvoll: Das ist eine der zentralen Führungsfähigkeiten.
Dabei geht es um weit mehr als nur darum, Anweisungen zu geben und bei Nichtbefolgen richtig zu reagieren. Ein gutes Kommunikationstraining stärkt:

• Ihre Fähigkeit, Erwartungen klar und motivierend zu formulieren
• Ihre Wirkung in Gesprächen – ob Kritik, Feedback oder Lob
• den Aufbau tragfähiger Beziehungen im Team
• Ihre Präsenz und Klarheit auch in schwierigen Situationen

Führung beginnt mit Kommunikation – und genau hier setzt mein Training an: praxisnah, wirksam und auf Augenhöhe. Ich freue mich darauf, Sie und Ihr Team zu begleiten. Melden Sie sich – ich bin für Sie da.

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